ENFOQUE POR PROCESOS

         Actualmente, el mundo experimenta la interdependencia de sus economías, en donde las reacciones y acciones de competitividad internacional determinan los efectos de esa dinámica tan cambiante; y es en las economías de mercado, donde la competencia se considera como el factor más importante del clima empresarial.

                Debido a este fenómeno han surgido Megatendencias, que dan la pauta de comportamiento a seguir por los países, si desean sobrevivir en el mercado y desarrollarse. Una de estas Megatendencias es la Globalización.

                El fenómeno de la Globalización, tiene sus raíces en la alianza de las Naciones Unidas para oponerse a los poderes del Eje durante la Segunda Guerra Mundial. Poco después de la Guerra, se constituyeron el Banco Mundial y el Fondo Monetario Internacional, como primera expresión concreta de lo que hoy conocemos como Globalización.

                La Globalización económica, es ya una realidad condicionante para El Salvador,  entonces, le toca al país definir el qué, cómo y cuándo hacer su estrategia y medidas de política, para ubicarse en la mejor posición posible dentro de ese escenario.

                Los sistemas de Ingeniería han tratado de dar solución a esta problemática y encaminar al país a la modernización por medio de herramientas como el Control Total de la Calidad, Automatización de Sistemas, Benchmarking, Auditorías  ISO 9000, y últimamente la innovación está en el enfoque por procesos.

                Un proceso se define como un conjunto de actividades que se llevan a cabo para producir un resultado específico o un grupo coherente de resultados específicos. El proceso es el marco de referencia sobre el que trabajan otros elementos empresariales; en consecuencia, al trabajar en la renovación del proceso, no sólo se obtiene participación en el mercado, sino que también se logran mejoras de la calidad, eficiencia y reducción de los costos de Operación.

El Enfoque por procesos, es el método por el cual una organización puede lograr un cambio radical de rendimiento, teniendo como eje del cambio la mejora de los procesos claves; lo cual se lográ a través de la aplicación de diversas técnicas y herramientas cuyo centro de análisis o unidad de medida sea el proceso.

                La Metodología para la Priorización y Mejora de los Procesos, se basa en las fortalezas de tres metodologías ya existentes:

·       La eliminación de los desperdicios, entendiendo este como todas aquellas actividades que no agregan valor al proceso.(Harbour)

·       Insistencia en el Recurso Humano y la reducción de la Resistencia al Cambio. (Morris & Brandon)

·       Sistemática, Estructurada, Proporciona Instrumentos para el Análisis, Técnicas Administrativas de uso Tradicional, Plan de Implementación, Preocupación por el Empowering, papeles y responsabilidades. (Manganelly).

Visión de la Metodología:

                Desarrollar e implementar procesos que considerando el entorno nacional e internacional, Planeación Estratégica Institucional y los diagnósticos institucionales, logren que se impacte positivamente en la forma de hacer el trabajo, en la estructura de los departamentos, en la cultura organizacional, en la utilización de recursos, en los costos de funcionamiento, y en el logro de resultados con oportunidad.

Objetivos de la Metodología:

·       Mejorar la calidad y eficiencia  en los recursos.

·       Reducir costos de los procesos.

·       Aumentar la productividad.

·       Mejorar los niveles de desempeño de las personas.

·       Optimizar los tiempos de respuesta en la prestación de servicios y obtención de resultados.

FASES DE LA METODOLOGIA

               

       La metodología a implementar  está estructurada en seis etapas secuenciales,  que hacen uso de la observación y documentación de los procesos, para facilitar el análisis y rediseño de los mismos.

1.      IDENTIFICACIÓN 

2.      PREPARACIÓN

3.      DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL

4.      REDISEÑO.

5.      IMPLEMENTACION

6.        SEGUIMIENTO Y EVALUACION

1. IDENTIFICACION.

OBJETIVO:

Definir el campo de trabajo y alcances del proyecto.

PROPÓSITO:

 Comprensión de la Misión y Visión de la empresa, para la identificación y establecimiento de las metas y objetivos, así como los procesos que deben de rediseñarse en la organización.

RESULTADOS:

·      Conocimiento de la Misión, Visión, metas y objetivos de la empresa.

·      Listado de procesos claves.

·      Listado de procesos con oportunidad estratégica.

·      Listado de procesos a rediseñar.

PASOS:

1.1 Conocer la Misión y Visión de la empresa.

1.2 Identificar las metas de la empresa para el corto, mediano y largo plazo.

1.3 Establecer procesos claves para el logro de la Misión y Visión.

1.4 Determinar el alcance de los procesos claves a nivel de estructura         organizacional.

1.5 Establecer procesos con oportunidad estratégica.

1.6 Establecer los procesos a rediseñar.

2. PREPARACION.

OBJETIVO:

Establecer las condiciones que permitan y faciliten el desarrollo del proyecto.

PROPOSITO:

Buscar el apoyo necesario para su ejecución; así como definir responsabilidades y capacitar al personal que colabora con el mismo. Del mismo modo se busca estimular un ambiente favorable para el cambio.

RESULTADOS:

·      Autorizaciones de la Cúpula de la Organización.

·      Listado de áreas funcionales y recursos vinculados.

·      Definición del equipo responsable del programa.

·      Plan de comunicaciones.

PASOS:

2.1 Generar un compromiso con la Administración Superior y las Divisiones          para la materialización del proyecto.

2.2 Identificar las áreas funcionales que participan del proceso y establecer            personal involucrado.

2.3 Formar el Equipo de Mejora de Procesos.

2.4 Capacitar al Equipo de Mejora de Procesos.

2.5 Medir globalmente la satisfacción de Clientes internos o externos del    proceso seleccionado.

2.6 Divulgar el proyecto.

3. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL.

OBJETIVO:

Conocer el proceso y determinar necesidades específicas de mejora.

PROPOSITO:

Conocer, analizar y diagnosticar el proceso actual para detectar las oportunidades de mejoramiento.

RESULTADOS:

·      Evaluación del entorno del proceso.

·      Diagrama de proceso.

·      Demanda de los clientes.

·      Generación de alternativas.

PASOS:

3.1 Revisar y analizar el entorno del  proceso.

3.2 Documentar los procesos a rediseñar.

3.3 Analizar los procesos.

3.4 Identificar los requerimientos de los clientes internos y externos.

3.5 Conceptualizar las alternativas de nuevos procesos.

3.6 Evaluar y seleccionar la alternativa preferida.

4. REDISEÑO.

OBJETIVO:

Proponer nuevas formas de hacer los procesos.

PROPOSITO:

Producir un diseño del proceso capaz de ayudar a realizar la visión.

RESULTADOS:

·      Diagramas entidades-procesos-actividades.

·      Hojas de análisis de procesos.

·      Tiempos y recursos asociados a cada proceso.

·      Nuevos procesos.

PASOS:

4.1 Documentar los procesos rediseñados.

4.2 Evaluación de los impactos de los procesos rediseñados.

4.3 Establecer indicadores para el monitoreo del proceso.

5. IMPLEMENTACION.

OBJETIVO:

Ejecutar los nuevos procesos rediseñados.

PROPOSITO:

Dirigir cada acción necesaria para construir la nueva manera de hacer las cosas, por medio de la coordinación del personal, actividades y tiempos para la realización del programa.

RESULTADOS:

·      Planes de implementación.

·      Diagramas de Gantt.

·      Informes de progreso.

PASOS:

5.1 Planificar la implementación.

5.2 Aprobación de la prueba piloto.

5.3 Adiestramiento del nuevo proceso.

5.4 Realizar prueba piloto.

5.5 Evaluar prueba piloto.

5.6 Ajustes al proceso.

5.7 Lineamientos para la Implementación global del proceso rediseñado.

6. SEGUIMIENTO Y EVALUACION.

OBJETIVO:

Conocer como está funcionando el proceso rediseñado.

PROPOSITO:

Mantener un monitoreo periódico de los nuevos procesos rediseñados a través de los indicadores seleccionados.

RESULTADOS:

·      Informes periódicos de funcionamiento de los procesos.

·      Ajustes a los procesos.

PASOS:

6.1 Seguimiento periódico.

6.2 Evaluación y mejora continúa.