Mejores prácticas de Servicio al cliente.

En los servicios la ecuación de la calidad se expresa de la siguiente manera:  “La percepción de calidad que tendrá un cliente de un servicio será igual a la diferencia que exista entre sus expectativas y la prestación (C = E-P).”  En otras palabras, las expectativas constituyen el baremo o parámetro con el que los clientes miden la calidad de un servicio.  El lógico pues que nos planteemos la pregunta:

¿Cuáles son las expectativas o dimensiones clave que los clientes utilizan para evaluar la calidad del servicio que reciben de una empresa?.  Es decir:  ¿qué esperan los clientes de un servicio para considerarlo de calidad?

Esta fue la pregunta que se hicieron Valarie A. Zeithaml, A. Parasuraman y Leonard L. Berry.  Luego de una amplia investigación que realizaron con los auspicios del Marketing Science Institute (EE.UU) y que luego publicaron en el libro titulado Delivering Quality Service (The Free Press, Nueva York), obtuvieron respuestas más concretas a una pregunta tan importante.  Dicho estudio empírico concluyó miles de entrevistas no sólo a clientes sino también a directivos y empleados de empresas de servicios de diferentes sectores y condujo a la identificación de las 10 dimensiones que (repetimos) utilizan los clientes para  evaluar la calidad de los servicios que les entregan las empresas:  véase la figura 1.

En la figura 2 mostramos el concepto básico de cada una de las 10 expectativas.  El resto de este artículo se dedica a explicar cuál es el significado de cada una de ellas, para lo que comenzaremos con la expectativa que en todos los estudios e investigaciones se ha revelado como la más importante y fundamental; nos referimos a la dimensión:

Figura 2. LAS 10 EXPECTATIVAS: CONCEPTOS BÁSICOS.
Fiabilidad	Los clientes pueden creer y confiar en la empresa y en la calidad constante.
Capacidad de respuesta	Los empleados están siempre dispuestos a suministrar el servicio cuando el cliente lo necesita (no cuando la empresa lo considere conveniente).
Profesionalidad	Los empleados poseen las habilidades y conocimientos necesarios para prestar, de forma correcta y precisa, los servicios solicitados por los clientes.
Accesibilidad	Los clientes pueden ponerse fácilmente en contacto con la empresa.
Cortesía	Todo el personal de la empresa trata a los clientes con atención, respeto y consideración y con una actitud y disposición basada en la amistad (los clientes son amigos, no “oponentes”).
Comunicación	La empresa mantiene un flujo de comunicación, abierta y sincera, en ambos sentidos con la clientela.
Credibilidad	En sus actuaciones y conversaciones, todo el personal proyecta una imagen de confianza, fe y honestidad.
Seguridad	La empresa se preocupa y asegura que los clientes se mantengan al margen de todo tipo de daños, riesgos y dudas.
Conocimiento y comprensión del cliente	La empresa mantiene mecanismos que le permiten conocer con precisión las necesidades, deseos y expectativas de los clientes, sus cambios, tendencias, problemas y aspiraciones.
Elementos Tangibles	La empresa se preocupa de que las evidencias físicas del servicio proyecten siempre una imagen de calidad.

                                                         

Fiabilidad

La empresa que logra un alto nivel de fiabilidad es aquella que ofrece un alto y constante nivel de consistencia en la confiabilidad de sus prestaciones; entrega el servicio correcto desde el primer momento (lo hace bien a la primera vez); cumple siempre las promesas que hace; entrega siempre el servicio en las fechas y momentos prometidos; si se equivoca, admite su error y hace todo lo que sea necesario (y algo más) para dejar satisfecho al cliente.  Significa, por ejemplo, un nivel de servicio constante (sin “picos y valles”); no cometer errores; Precisión en los registros y facturas; “entregar” el servicio tal y como lo prometió en el momento y el lugar prometidos; evitar, en lo posible, las “excepciones” y condiciones especiales para evitar cumplir lo prometido; y similares.

Capacidad de respuesta

Capacidad de respuesta significa, por ejemplo, ofrecer un servicio rápido; contestar rápidamente las llamadas telefónicas de los clientes; flexibilidad para adecuarse a las necesidades de los clientes; enviar de inmediato la información solicitada por los clientes; conceder las entrevistas en el plazo más breve posible; mantener suficiente personal a disposición de los clientes; y similares.

Accesibilidad

Significa, por ejemplo, localización de la empresa; número de sucursales y oficinas de servicio al público; horarios comerciales convenientes para los clientes (no para las empresas o sus empleados);  posibilidad de obtener servicios de la empresa por teléfono; sitios web para la prestación de los servicios, informar a los clientes, etcétera; disponer de suficientes líneas telefónicas; servicios las 24 horas; el tiempo de espera para recibir el

servicio no es demasiado prolongado (no existen filas interminables); dentro de la empresa, los departamentos están debidamente señalizados; los directivos están siempre dispuestos a hablar con los clientes; a los clientes se les hace fácil “llegar” hasta los responsables de las diferentes áreas operativas; y similares.

Cortesía

El concepto de cortesía significa, por ejemplo, que los clientes reciben un trato cortés por parte de todo el personal de la empresa, incluyendo el personal e seguridad, telefonistas, recepcionistas, entregadores, mensajeros, empleados, directivos, sin importar el nivel de  stress al que estén sometidos; los empleados no reaccionan negativamente ante un cliente disgustado; en la empresa se respetan las propiedades de los clientes (documentos, información, etcétera); el personal que mantiene contacto con la clientela mantiene una apariencia pulcra y agradable; y similares.

Comunicación

Una empresa que logra buena comunicación con sus clientes es aquella que se comunica con sus clientes en el lenguaje que ellos pueden entender (sin tecnicismos y “galantías” innecesarios); los empleados son capaces de adecuar su lenguaje a los diferentes niveles de conocimiento de los clientes; el personal de la empresa está siempre dispuesto a escuchar, con paciencia, verdadera y sincera atención los problemas, quejas y reclamaciones de los clientes.  Significa, por ejemplo, explicar con claridad y sin tecnicismos en qué consiste y cuáles son los costes del servicio; explicar las opciones que tienen los clientes entre posibles combinaciones de servicios y costes; transmitir seguridad al cliente; establecer sistemas para la presentación de las quejas y reclamaciones que los clientes pueden utilizar con facilidad (por ejemplo, no situar el departamento de quejas en el rincón más escondido de la empresa), y similares.

Credibilidad

Credibilidad quiere decir que los clientes, aunque no sepan exactamente por qué, “creen” en lo que hace y dice el personal de la empresa; el personal tiene siempre “en el corazón” los mejores intereses de los clientes.  Significa, por ejemplo, la reputación e imagen de la empresa; la personalidad del personal que establece contacto (regular o esporádico) con los clientes; la sinceridad y equidad de las soluciones que se dan a los problemas de los clientes; la ausencia de “venta a presión”; y similares.

Comprensión y conocimiento de los clientes

Significa, por ejemplo, realizar investigaciones de marketing entre los clientes y actuar en función de los resultados obtenidos; tener siempre en mente la “óptica del cliente”;  conocer los requerimientos específicos  de algunos clientes; ofrecer atención personalizada; segmentar los mercados y ofrecer  “paquetes” de servicios diseñados para cada segmento; y similares.

Elementos tangibles

Calidad en los elementos tangibles del servicio significa, por ejemplo, preocuparse y cuidar la apariencia de las instalaciones físicas de la empresa, así como de los equipos e instrumentos; cuidar la apariencia del personal; prestar especial atención a la forma, diseño y calidad de las representaciones físicas del servicio (estados de cuenta, formas y cuestionarios, cartas, contratos, tarjetas electrónicas, billetes de avión); similares.

El modelo resumido

Si analizamos los libros  publicados en los EE.UU. a partir del año 1996 que se refieren, directa o indirectamente, a la calidad del servicio, veremos que todos ellos reproducen y explican la versión resumida del modelo inicial de Zeithaml, Parasuraman y Berry.  Nosotros optamos por exponer, primero, el modelo completo y, ahora, el modelo resumido, ya que este último es un derivado del primero y no se comprendería en su totalidad sin su conocimiento.

En realidad, el modelo resumido no es más que la agrupación de aquellas dimensiones que los tres autores consideraron como afines, para constituir cinco dimensiones o expectativas básicas: Fiabilidad, Capacidad de respuesta, Seguridad, Empatía y elementos tangibles.  Véase la figura 3 en la que hemos incluido la conceptualización que ofrecen los tres autores citados de las cinco dimensiones que integran el modelo resumido.  El modelo resumido se ha hecho muy popular y es el que usualmente se utiliza como guía para diseñar los servicios o como parámetro para investigar las expectativas de los clientes.

Figura 3. EL MODELO RESUMIDO

El modelo completo	El modelo resumido	Conceptualización
Elementos tangibles	Elementos tangibles	Apariencia de las instalaciones físicas, equipos, personal y materiales de comunicación.
Fiabilidad	Fiabilidad	Habilidad para realizar el servicio prometido de forma fiable y cuidadosa.
Capacidad de respuesta	Capacidad de respuesta	Disposición y voluntad para ayudar a los usuarios y proporcionar un servicio rápido.
Profesionalidad Cortesía Credibilidad Seguridad	Seguridad	Conocimientos y atención mostrados por los empleados y sus habilidades para inspirar credibilidad y confianza.
Accesibilidad Comunicación Comprensión del cliente.	Empatía	Atención individualizada que ofrecen las empresas a sus clientes.

Uso de los modelos

 En la práctica se puede optar por utilizar el modelo resumido o el modelo completo de las 10 expectativas.  La elección de uno u otro modelo dependerá del grado de refinamiento al que se pretenda llegar.  Pero, en realidad, la utilidad real del modelo vendrá determinada por la forma como se utilice y por su correcta incorporación en los esfuerzos que se hagan para incrementar los niveles de calidad de los servicios ofrecidos por la empresa.  La manera más eficaz de realizar esta incorporación es procediendo a la siguiente secuencia de pasos y decisiones:

Priorización: Mediante investigaciones de marketing, determinar, para cada sector de negocios, mercado o segmento, cuáles son las expectativas más importantes para los clientes que los integran.  Esto permitirá establecer prioridades de actuación en las acciones de mejora:  ¿en qué expectativas debemos centrar, en tiempo y recursos, los esfuerzos de mejora?.  Esto le permitirá a la empresa definir la calidad desde la óptica de los clientes; es decir, incorporar en el servicio “ la voz del cliente”.

Atributos: Incorporar las dimensiones o expectativas previamente identificadas alas ofertas de la empresa en forma de atributos o características precisas, concretas y susceptibles de ser percibidas (e idealmente “medidas”) por los clientes; por ejemplo, en nuestro sector de negocios, desde la óptica de los clientes, ¿qué quiere decir, en términos prácticos y concretos, “profesionalidad”, “cortesía”, “capacidad de respuesta”, etcétera?.

Estándares:   A partir de los atributos antes definidos, desarrollar e implantar estándares de actuación y comportamiento que le indiquen claramente al personal cuáles son las características que deberán tener los servicios prestados por la empresa para que se considere que alcanzan los niveles de calidad deseados.

Diseño:  Incorporar los conocimientos adquiridos sobre las expectativas en el proceso seguido en la empresa para el diseño de nuevos servicios o para el rediseño de los existentes, con el fin de incorporar la calidad desde el momento del diseño del servicio.

Seguimiento:  Incorporar los estándares en los mecanismos y sistemas de control operativo que se apliquen en la empresa y en los procedimientos seguidos para la realización de las auditorias de calidad (en la práctica, ¿cumplen el personal los estándares?).

Actualización:  Realizar periódicamente nuevas investigaciones de marketing entre los clientes con el fin de actualizar continuamente la priorización de las dimensiones y los estándares y adecuarlos a los cambios que se vayan produciendo en las necesidades, deseos y expectativas de los clientes. (ISMI)

¿Qué es SERVQUAL?

SERVQUAL es un cuestionario con preguntas estandarizadas desarrollado en los Estados Unidos con el auspicio del Marketing Science Institute y validado a America Latina por Michelsen Consulting con el apoyo del nuevo Instituto Latinoamericano de Calidad en los Servicios.  El Estudio de Validación concluyó en junio de 1992.

¿Qué se obtiene con SERVQUAL?

l     Al aplicarse SERVQUAL a muestras de clientes mide:

l     Una calificación global de la calidad del establecimiento, y la compara contra el estándar válido para el Perú:

l     Lo que desean los consumidores de ese establecimiento (beneficios ideales).

l     Lo que encuentran los consumidores en ese establecimiento (beneficios descriptivos)

l     Calcula brechas de insatisfacción específicas.

l     Ordena defectos de calidad desde el más grave y urgente hasta el menos grave.

Beneficios de SERVQUAL

AMT Ambiente tangible,CON    Confiabilidad,REA    Reactividad

SEG Seguridad Interpersonal,COM Comunicación,ACC       Acceso

SUR Surtido